会社員時代のことです。
稟議（りんぎ）書をつくって、
役員会に掛けるという
仕事をしたことがあります。
自分の上司の上司である役員以外にも
２０人ぐらいの役員がいて、
書類に予めハンコをもらった後
役員会に掛けるという流れでした。
通常、書類は回覧され、
１０日ぐらいで順番に判子が押されて
帰ってきます。
ただ、出張している役員がいたり、
じっくり読もうと３日もデスク上に
置いておく役員もいたりして、
２週間以上掛かることもありました。
ある時、役員会の日程から逆算して
間に合いそうもないので、
途中から手持ちで役員のところ
を持ち回ってハンコをもらったこと
があります。
説明を聞きたがる人もたまにいますが、
ほとんどの役員は担当外のことなので、
持っていくと「あ、ハンコいるの？」
みたいな感じでほとんど読まずに
押してくれます。
けっきょく残り１０人ぐらいのハンコが
３時間でもらえてしまい、
拍子抜けしました。
工場で製品を生産する場合もそうですが、
生産にかかる時間の９割は
１工程終わって次の工程を待つ間の
「待ち時間」だといわれています。
稟議書のハンコも、２週間のほとんどが
デスクの上でハンコを待っているのに
時間がかかっているわけです。
時短のコツは「待ち時間」の削減です。
待ち時間をなくすと、
大幅な時短になります。
上司に指示されて
「この書類を作るのに２日掛かります」
といっても、
４８時間作業するということは
ないですよね？
作業のための１時間を取るのに
２日ぐらいバッファが欲しいと
いうことでしかありません。
緊急であれば今すぐ着手して
１時間後に終わります。
いや、作業が１時間掛かると
見積もっても、
たっぷり１時間掛かることも
実は稀です。
ほんとに必要な部分は
せいぜい１５分、準備時間とか、
仕上げの時間で水増しされています。
そうすると、待ち時間を排除し、
過剰品質をやめれば、
ミニマムな時間だけを見積もれば
今から１５分で終わるわけです。
もちろん「早く終わらそう」と
思ってるだけでは時短はできません。
１５分後を締め切りに設定し、
タイマーを掛けてやるぐらい
やらないと達成できません。
こうやって待ち時間を見直して
時短していくと、
どんどん早いタイミングで
新しい仕事に前倒しで着手する
ことができ、
不思議なことに
トータルだと
今までの時間の半分ぐらいで
仕事が終わったりします。
それぐらい人の時間の見積もりと
いうのはいい加減で、
集中しているようで
非生産的な自己流の時間の
使い方に慣れてしまっています。
＜今日の公式＞
待ち時間を減らして仕事時間を
時短しよう。
タイマーで締め切りを設定して
集中したらどれだけ時間が節約
できるか測ってみよう。